哈尔滨工业大学的科研档案是指科研项目在立项论证、研究实施及过程管理、结题验收及绩效评价、成果管理等过程中形成的，具有保存价值的文字、图表、数据、图像、音频、视频等各种形式和载体的文件材料以及标本、样本等实物。

科研档案的内容包括：科研成果档案、论文、专著、文集、汇编以及科研计划（规划）、年度科研立项情况汇总清单、年度完成（鉴定、验收、结题等各种方式）科研项目汇总清单等。由哈工大有关单位组织召开的各种国家级以上的学术会议材料也是科研档案的重要组成部分。

根据学校科研工作和科研档案工作的特点，学校科研档案由课题组在项目研究过程中收集积累，在项目完成后向档案馆归档。

档案馆职责：

1.贯彻国家有关科研档案工作的法律、法规，按照国家和上级主管部门的规定，根据学校的实际情况制定学校科研档案管理的规章制度；

2.及时了解科研立项情况,定期对科工院兼职档案员、科研秘书的档案工作进行监督、检查和指导。

3.参与对重大在研项目文件、记录等材料形成积累、保管情况的检查。

4.参与重大课题鉴定会的资料审查工作。

5.接收各单位的归档材料，按照档案管理的要求进行整理、编号、著录、排架、保管、组织对到期档案的鉴定和销毁、统计、编研，提供档案和编研成果为学校工作服务。

课题组职责：

1.各研究所或科研课题组从科研立项起，确定一名临时文件资料管理人员（课题兼职档案员）负责收集、保管科研过程中形成的全部文件材料。

2.课题组所有工作人员在工作中要根据工作的需要，随时形成和积累各种载体和形式的文件材料，并及时向本课题组兼职档案员移交。

3.随时接受档案馆和科工院对文件材料形成质量和积累情况的监督检查，在课题完成准备申请鉴定或交付之前，兼职档案员要将已经积累的全部材料送档案馆交由档案员审查，进行档案预归档后方可申请鉴定或结题。

4.鉴定时通知科技处档案员参加资料审查组，重大科研项目的鉴定或验收要通知档案馆派人参加资料审查组。

5.通过鉴定或结题后一个月内，课题组要将全部档案材料按照科技档案整理规定进行整理后送档案馆归档。

6.涉密文件、记录等材料归档，还需履行涉密文件交接手续。

科研档案归档管理的重要意义

1.科研成果的物化，知识财产的载体

2.科研后续工作的技术储备

3.同类科研工作的参考资料

4.推广应用和技术转让的信息资源

5.宣传学校科学研究成果的生动素材

6.维护国家、学校和研究者个人合法权益的法律文书和证据材料