1.主题内容与适用范围

1．1 哈尔滨工业大学全宗卷是哈尔滨工业大学档案馆在管理哈尔滨工业大学全宗及哈尔滨建筑大学全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的文件材料所组成的专门案卷。

1．2 本规范规定了全宗卷的编制原则、主要内容和整理、管理方法。

1．3 本规范适用于哈尔滨工业大学档案馆。

2.引用标准

DA/T 1--92 档案工作基本术语

GB 9705--88 文书档案案卷格式

DA/T22-2000  归档文件整理规则

3.全宗卷编制原则

3．1 全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。

3．2 全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。

4.全宗卷的主要内容

4．1 综合：档案馆成立文件、馆领导及各科室负责人任职文件、档案馆网络图、全宗介绍、档案馆指南、历年来档案馆以学校名义下发的各项制度及管理办法等。

4．2 大事记：哈尔滨工业大学年度大事记。

4．3档案收集：档案交接文据、移交目录，档案馆下发的关于收集、征集方面的通知、档案来源和价值说明等。

4．4 档案整理：分类方案、归档文件整理说明、档案整理工作小结等。

4．5 档案鉴定：鉴定小组成员名单、档案归档范围及保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。

4．6档案保管：档案安全检查记录、报告，库房温湿度记录，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。

4．7 档案统计：案卷基本情况统计和档案统计综合年报等。

4．8档案利用：现行公文交接文据，档案利用登记，开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，利用档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。

4．9档案管理新技术的应用：网络、信息化设施设备的使用、各种门类档案的管理软件等的文字说明材料；档案人员进行信息化培训的材料；缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料。

4．10档案移出登记：转递干部档案材料通知单存根及回执，档案移出登记簿等。

5.全宗卷的整理

5．1全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。

5．2 整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。

5．3卷内文件材料按问题-保管期限-时间进行系统排列，排列顺序为：

11  综合

12  立档单位大事记

13  档案收集

分年度按流水号排序。

14  档案整理

15  档案鉴定

16  档案保管

按3年保管：库房温湿度记录、档案安全检查记录等。

与档案馆安全、保密工作重复的材料分别入安全工作档案和保密工作档案，全宗卷内编制目录，并注明参见号。

17  档案统计

18  档案利用

按10年保管：利用档案登记，分年度按流水号排序。

19  档案新技术应用

21  档案移出

以上共十类，保管期限除标明按3年、10年保管外，均按永久保管，到期档案由档案馆自行销毁。

5．4 卷内文件材料逐件加封面、编件号，装订后装入卷盒。封面盖归档章，采用南大之星档案管理系统，著录全宗号、分类号、件号、文件题名、文号、形成时间、责任者、保管期限、页数等。

5．5 全宗卷盒采用文书档案用盒，厚度根据需要分别设置15mm、20mm、30 mm、40 mm、50mm、60mm的规格。

6.全宗卷的管理

哈尔滨工业大学全宗卷由学校档案馆集中管理，排架顺序为同一全宗下按小类顺序排列，并编制全宗卷目录。每一小类下按时间顺序大流水、按保管期限类下大流水或按年度类下大流水排列三种形式分装数盒。每一盒在馆编件号一栏加短横表示连续，如综合类下1-5、6-8。