归档文件整理

将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。

整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。

质量要求

归档文件应齐全完整。已破损的文件应予修整；字迹模糊或易退变的文件应予复制。

整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。

分类

归档文件可以采用年度——机构（问题）——保管期限或保管期限——年度——机构（问题）等方法进行分类。

同一全宗应保持分类方案的稳定。

排列

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

编号

归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。

归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。

归档文件应逐件编入目录。来文与复文作为一件时,只对复文进行编目。归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。

归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。

装盒

将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

档案盒

档案盒封面应标明全宗名称。档案盒外形尺寸为 310mm x220mm（长x宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宋号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。

档案盒应采用无酸纸制作。

备考表

备考表项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期，置于盒内文件之后。

盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出。销毁等情况。

整理人：负责整理归档文件的人员姓名。

检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。

日期：归档文件整理完毕的日期。