第一章 总则
第一条 为加强学校档案的过程控制，规范学校所属单位的档案工作，全面实现学校档案管理的规范化、制度化。根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）等有关档案工作的法律、法规及《哈尔滨工业大学档案工作规范》，结合学校档案工作和学校所属各单位工作的实际，制定本规范。
第二条 本规范所称的哈尔滨工业大学所属单位指哈尔滨工业大学下属的各院（系）、部、处、直属单位及各大办学校区。
第三条 本规范所称的学校档案是指学校及所属各单位在过去、现在和将来各个历史时期从事教学、科研、管理以及其它各项工作中直接形成的，对社会、学校及所属单位具有保存价值的各种文字、图表、数据、声像、电子文件等各种形式的历史记录。
为了进一步明晰档案管理工作的职责，本规范规定各种历史记录归档前统称为文件材料，归档后则称为档案。
第四条 按照“统一领导，分级管理，确保学校档案的完整与安全，方便各方面利用”的学校档案工作原则，学校所属各单位负责其本职工作职责范围内的档案工作。
文件材料的形成、积累和归档工作由学校所属各单位负责管理，档案馆负责监督、指导；文件材料归档后档案的管理分工如下：
（一）对学校和社会并存价值的文件材料以及对学校所属部门具有长期（15年以上）和永久并存价值文件材料，归学校档案馆集中统一管理；
（二）未纳入学校档案馆管理范围的文件材料，归学校所属各单位分别集中管理。纳入档案馆管理范围的文件材料，学校所属各单位可以留存副本，仅限本单位工作使用。
第五条 学校档案的门类设置、文件材料的归档范围和各类档案的保管期限应由学校档案馆会同学校有关单位按照上级的有关规定结合工作实际共同确定。学校档案的分类方案、文件材料的归档范围及各类档案的保管期限详见相关的文件规定（分类方案，文件材料归档范围一览表等、各类别档案管理办法等）。
第二章 档案管理体制和基本任务
学校所属各单位的档案工作在学校的统一领导下，接受学校档案馆的指导、监督和检查。
第六条 学校所属单位的主要领导负责本单位的档案工作，其职责是：
（一）贯彻执行国家、行业和学校关于档案工作的法律、法规、规章制度和要求，批准本单位档案工作实施细则；
（二）将档案工作纳入本单位的工作计划、纳入到本单位负责编制的各项规章制度、纳入到本单位有关人员的职责范围；
（三）建立与本单位工作相适应的档案工作部门或工作岗位，落实工作人员、开展档案工作必须的用房、设备及经费；
（四）解决本档案工作中的其它重大问题。
所属单位分管其它工作的领导负责分管范围内的档案工作。
第七条 学校所属各办学校区应建立综合档案室，综合档案室的级别与人员编制可根据办学规模，按照《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）的规定设置。综合档案室是学校档案馆的分支机构，属所在校区的机构建制，行政上受所在部门的领导，同时接受档案馆的行政监督和业务指导。各校区档案室的基本任务：
（1）贯彻执行上级有关档案工作的法令、法规和方针政策，执行学校有关档案工作的规章制度和工作要求；
（2）制定本校区档案工作的规章制度和实施细则，经所在校区主管领导审批后实施，并报学校档案馆备案；
（3）负责对本校区的档案宣传教育工作，不断提高所属人员的档案意识；负责对本校区专（兼）职档案人员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平；
（4）负责监督和检查档案工作制度在本校区的执行情况；
（5）指导本校区所属各部门作好各类档案的形成、积累、收集、征集和整理组卷工作，接收各单位整理组卷完毕的档案材料；
（6）负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计；
（7）开展档案的开放与利用工作，为全校师生员工服务；
（8）保守党和国家的档案机密，确保档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的寿命；
（9）每年暑假向学校档案馆移交所保存档案的案卷目录和纳入学校档案馆管理范围档案；
（10）负责编辑档案参考资料和检索工具，积极开发档案信息资源；
（11）参加学校组织的有关活动，参加所在地区校际间、同行间的工作协作、学术研究和经验交流活动；
（12）完成学校交办的其它工作。
第八条 对于形成和利用档案单一、数量较大且利用较频繁的个别档案门类，由所属单位申请，经主管校长批准，可设立专门的档案分室。档案分室是学校档案馆的分支机构，属所在单位的机构建制，行政上受所在单位的领导，同时接受档案馆的监督、检查和指导。档案分室所在单位应有一名领导分管分室的工作，并配备专职档案工作人员。档案分室的基本任务：
（1）贯彻执行上级有关档案工作的法令、法规和方针政策，执行学校有关档案工作的规章制度和工作要求；
（2）会同学校档案馆制定分管档案工作的相关规章制度和实施细则，报学校主管档案工作的领导审批，并贯彻实施；
（3）负责开展有关分管档案的宣传教育和业务培训；
（4）指导分管档案的形成、积累、收集、征集和整理组卷工作，接收整理组卷完毕的档案材料；
（5）负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计；
（6）开展档案的开放与利用工作，为利用者服务；
（7）保守党和国家的档案机密，确保档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的寿命；
（8）每年暑假向学校档案馆移交所保存档案的案卷目录和纳入学校档案馆管理范围档案；
（9）负责编辑档案参考资料和检索工具，积极开发档案信息资源；
（10）参加学校组织的有关活动，完成学校交办的其它工作。
第九条 学校所属各单位应根据本单位的工作实际，建立适当的档案工作机制。
（一）按照“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求，学校所属各单位应根据本单位工作需要配备专（兼）职档案工作岗位若干，具体负责本单位形成或本单位分管工作形成档案相关管理工作。各单位专（兼）职档案岗位由各单位自行确定，并报学校档案馆备案。负责临时性、阶段性专项工作的单位应根据工作的具体情况指定临时人员或责成档案人员负责相关的档案工作。
（二）对于本单位工作形成的，未纳入学校档案馆接收范围的，在一定期限内对学校和本单位工作有保存和使用价值的档案材料，各单位应设二级、三级档案室或指定专人进行管理。二、三级档案室由各单位自行确定，并报学校档案馆备案。
第十条 学校所属各单位档案工作的基本任务：
（1）贯彻执行上级有关档案工作的法令、法规和方针政策，执行学校有关档案工作的规章制度和工作要求；
（2）制定本单位档案工作的规章制度和实施细则，经所本单位主管领导审批后实施，并报学校档案馆备案；
（3）负责在本单位开展档案宣传教育工作，不断提高所属人员的档案意识；
（4）积极组织对本单位专（兼）职档案人员参加业务培训；
（5）档案室或被指定的工作人员负责指导本单位有关人员作好各类档案的形成、积累、收集、征集和整理组卷工作，接收分管整理组卷完毕的分管范围内的档案材料；
（6）档案室或被指定的工作人员负责对接收来的档案进行整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用，并于暑假前向档案馆移交档案目录数据库。
（7）其他（专）兼职档案员负责分管范围内的档案的收集、整理、组卷及向学校档案馆和本单位档案室或档案工作人员归档等工作。
（8）保守党和国家的档案机密，确保档案的安全。
（9）参加学校组织的有关活动,完成学校交办的其它工作。
第三章 档案工作人员
第十一条 学校所属单位档案工作人员属所在单位编制, 其编制人数由各单位根据档案数量和工作任务自行确定。档案工作人员应保持相对稳定。
第十二条 学校所属单位档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。并应接受档案和相关专业知识的培训，经考核合格后方能上岗。
第十三条 学校所属单位的档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受教学、科研和管理人员同等待遇。
第十四条 学校所属单位对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第十五条 学校所属单位主管档案工作的领导应当积极组织和支持专（兼）职档案工作人员参加档案业务培训和进修。
第四章 档案工作基础条件保障
第十六条 学校所属各单位应将档案工作所需经费列入预算，保证档案工作的需要。
第十七条 学校所属各单位应为档案工作的开展提供符合要求的用房及档案载体、装具和设备。
第十八条 学校所属各单位应将档案工作现代化建设纳入本单位办公自动化同步建设，并确保其满足学校档案现代化建设的要求。
第五章 档案工作机制
第十九条 学校所属各单位应严格执行学校有关档案工作的规章制度，并结合实际建立本单位档案工作规章制度。
第二十条 学校所属各单位应把档案工作作为本单位的基础工作纳入年度工作计划和工作总结。
第二十一条 学校所属各单位应将档案工作的责任纳入到有关人员的岗位职责之中，并进行考核。
第二十二条 学校所属各单位在制定相关工作的规章制度时应设置专门的条款，明确档案工作相应的要求。学校层面的制度应由学校档案馆会签。
第二十三条 学校所属各单位在组织或主持召开大型会议，布置、检查、总结、验收专项工作时，应按照相关类别档案管理的规定会同学校档案馆布置、检查、总结、验收档案及档案工作。（效能监察、教学评估、保密认证、质量认证、科研项目、固定资产投资建设项目、武器装备资格审查等）。
第二十四条 学校档案馆应会同学校有关部门每年对学校所属各单位的档案工作进行检查，并做出评价（评价标准见本规范附件1）。检查结果作为学校考核各单位工作，评先授奖的重要依据之一。
第六章 文件材料管理工作
第二十五条 文件材料的形成与积累
（一）学校所属各单位要要求教职工在从事公务工作或活动的每个环节中，都要根据工作本身的特点和要求形成各种文件材料，记录工作过程。所形成的文件材料应符合质量要求。
1.文件的编写应简单明了，结构严谨，措辞严密，内容与实际一致。
2.文件材料中使用的符号、代号、名词、术语、计量单位等应符合有关标准的规定，尚无规定时应给出定义或加以说明。
3.文件材料中第一次引用其它文件材料时，应注明文件材料名称和代号，再次引用时可只写代号。
4.文件材料的书写应做到字体端正，排列整齐，文字采用国家公布实施的简化字。
5.文件材料中的标点符号按国家公布的《标点符号使用方法》正确使用并书写清楚。
6.文件材料的书写（包括签字）必须使用碳素或蓝黑墨水，严禁使用圆珠笔或纯蓝墨水。计算机打印文件材料必须使用优质色带或激光打印机。
7.各种文件、报告必须统一使用A4纸（人事档案要求16开），其它文件材料用纸要符合有关规定，特殊载体文件材料必须质量优良，电子文件（含声像材料）及各种形式的数据库文件应使用一次写入的优质光盘。
8. 所有文件材料必须经过校对，拟制人和校对人对文件材料负有相同的责任，必要时要履行签字手续。
9. 所有记录性文件材料要由记录人签字。
10．凡经过各级领导或有关人员审核、批准的文件材料，审核和批准人员对文件负有相应的责任，必要时要履行签字和盖章手续。
（二）上级主管部门直接下发到学校所属各单位的文件以及各单位的人员带回的文件涉及全校性的统一送学校办公室按收文程序处理。
（三）各单位工作人员应主动将办理完毕的文件材料移交本单位专（兼）职档案人员统一积累，并妥善管理。
第二十六条 文件材料的整理组卷：
按照有关规定，学校所属各单位待归档文件材料实行部门立卷制度，各单位专（兼）职档案工作人员要根据不同类别档案的实际情况将平时收集、积累的文件材料按要求进行整理组卷。
（一）分类别：
按照分类方案和归档范围将文件进行分类，检查每组文件是否齐全、完整，剔除无需要归档的文件。
（二）分年度：将文件材料按照其形成年或针对的年度分开。
1. 一般文件归入文件形成年度。
2. 跨年度的请示、批复，归入批复年度。
3. 跨年度的规划、计划等，归入文件针对的第一个年度。
4. 跨年度的总结、报告等，归入文件内容针对的最后一个年度。
5. 跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度。
6. 法规性文件，归入批准年度。
7. 按学年处理的文件，归入专门年度。
8. 科研、基建、设备、产品生产与科技开发等按项目或专题分别归入鉴定（结题）、竣工、开箱或产品定型等年度。
非纸张载体的文件一般一件为一卷。
（三）分问题：将文件以问题为主分开组卷（盒），一卷（盒）张数不得多于300张。
1．会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷。
2.案件处理材料，按立案问题或人头组合，可以一案一卷或一案数卷。
3．统计、报表、名册等，按照名称组合。
4．工作计划、总结等文件，按责任者或名称组合。
5．简报、汇编、文集等按照名称或期号组合。
6．科研、基建、设备，按项目组卷，一项一卷或数卷，可将立项材料和结论性材料综合组卷后放在各项目之首，其余材料可按工作阶段及重要程度或文件性质组合。
7．拆除文件上的易锈金属物，对破损的文件材料及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表，要按手风琴式折叠。
（四）卷内文件材料的排列：
1．批复在前，请示、报告在后；
2．上级通知在前，上报材料在后；
3. 正件在前，附件在后；
4．印件在前，定稿在后；
5．原件在前，复制件在后；
6．转发文在前，被转发文在后；
7．复文在前，来文在后。
（五）编号
1．成卷装订的卷内文件编页号，按件组卷的文件编件号。每件文件可以使用原文件页号，组合文件需重新编写页号，每件文件的页号按文件内容的排列顺序从“1”开始。
2. 卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号。
3. 页号应用蓝色或黑色号码机打制，起始号为“1”。
4．页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角。
5．以件为单位的要依据卷内文件的排列先后逐件编件号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关内容。
6.年度：文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如1978。
7.保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。
（五）编制文件目录
1. 归档文件应按照文件编号的顺序编制文件目录，必须使用蓝黑或碳素墨水填写或用计算机打印，卷内文件目录应放置在所有文件之前。
2.序（件）号：以卷内文件排列的先后顺序填写顺序号。
3.文号：文件制发机关的发文字号，由发文机关代字、发文年度和发文顺序号组成，如：“国发[1995]1号”。其年[1995]不得简写。
4.责任者：形成文件部门或对文件负由责任的署名者。
5.题名：即文件标题，一般照实抄录。没有标题或标题不规范的，可以自拟标题标题，外加“[ ]”号。
6.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909。
7.页次：指按页组卷的。标注该文件所在的起止页号，如“8—19”，表明该文件从该卷的第8页起，到第19页止，共12页；
8.页数：指按件组卷的。标注每一件文件的页数。
9.备注：注释文件需要说明的情况。
（六）填写备考表
1.案卷管理文件需填写备考表，备考表位于卷内文件之后，必须用碳素墨水填写。
2.本卷情况说明：填写卷内文件缺损、补充、移出、销毁等情况。
3.立卷人：由组成本卷的兼职档案员签名。
4. 检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名，一般为本单位主管档案工作的领导。
5.立卷时间：立卷时的时间。
（七）书写卷皮：
各类档案的卷皮应根据实际情况填写，主要有：
1．密级：一般、内部、秘密、机密和绝密五个级别，为卷内文件的最高密级。一般和内部两个级别由各单位主管档案工作的领导或项目负责人根据实际情况确定；上级下达的涉密文件按实际填写；本单位认定的秘密及以上级别文件需经学校保密委员会审查、批准。
2．档案号（盒号）：由档案馆根据编号规则编制并填写。
3. 案卷名称：单份文件即为文件题名；各种项目即为项目名称，一项多卷时可采用之一、之二等字样；多份或多项合卷时可重新拟写题名，一般包括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。也可以不写题名。
4．编制日期：科研、产品、基建、设备等的鉴定、交付、竣工、开箱或引进等的日期；多份文件填写的起止日期。
5. 归档日期：档案送交档案管理部门的日期。
6. 负责人：主要是对卷内档案的完整性、准确性和真实性负责人的人员，一般是单位主管领导、项目负责人、导师等。
（八）装订
1．文件装订前，先检查文件的规格是否统一为A4（人事档案为16开纸），如不符合规格，则需要剪切、贴边或折成需要规格。
2．按卷整理的文件可整卷采用三孔一线法装订。
3. 按件管理文件，按件使用不锈材料（线、不锈钢钉、塑料钉等）装订。
第二十七条 文件材料的归档：
（一）归档时间：
1.科研、基建、设备和其它专题性、成套性材料在项目完成后二个月内归档。
2.按学年完成的各类材料在每年的12月底之前归档。
3.其它材料在次年的4月底之前归档。
（二）归档验收：
1.各单位（专）兼职档案工作人员应填写归档材料移交目录一式两份，写明案卷标题、卷内文件页数、案卷数量和移交时间等事项，连同整理完毕的归档材料送学校档案馆或本单位档案室（档案人员）归档，移交目录由交接双方签名盖章,各执一份备查。
2. 移交档案时，交接双方应当面检查，接收单位根据有关标准进行验收。凡不符合要求者，接收单位有权拒绝接收，并限期改正。
第八章 档案管理
第二十八条 学校所属各单位自行管理的档案可按照学校档案的分类进行管理，也可根据工作需要按照工作专题进行管理，应编写本单位档案管理管理实施细则，明确管理办法。
第二十九条 学校所属各单位档案管理人员要对收进的档案按照相应的分类管理办法进行分类，编制档案号，并将档案实体按档案号进行排架。
第三十条 并存档案的房屋应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等基本的防护设施，存放涉密档案应符合有关要求。
第三十一条 案卷入库时应检查账、卡、物是否相符。并对档案的安全定期组织检查，发现问题及时解决。
第三十二条 各单位要定期做好档案鉴定工作。组织有关人员和档案管理人员参加鉴定，对已失去保存价值的档案，应及时造册，报主管领导批准后予以销毁。销毁档案时，应指定专人监视，并在销毁清册上签字。销毁秘密级以上的档案时，应付和保密载体处理的有关规定。
第三十三条 各单位应建立档案统计、检查制度，定期对档案案卷数量、档案进出和保管情况进行统计，每年1月向学校档案馆报档案工作基本情况（报表内容另行规定）。
第九章 档案的开放与利用
第三十四条 学校所属各单位参照《哈尔滨工业大学档案利用管理办法》，制订相关档案的借阅和复制制度，编制必要的检索工具。
9.2 档案馆要按照上级的有关规定，向全校乃至社会开放属于开放范围的档案。
9.3 凡持有合法证明的单位和个人，在说明利用档案的目的和范围并经档案馆同意后，均可查阅利用属开放范围的档案，并可摘录和复制。档案的复制由档案馆负责办理。利用未开放的档案按有关规定办理。未经学校授权或上级主管机关批准，任何组织或个人无权公布学校档案。
9.4 港澳和台湾同胞、海外华侨要求利用档案，须经有关主管部门介绍；外国机关或个人要求利用档案，应按国家有关规定办理。
9.5 为搞好档案的开发利用，为学校工作服务，为利用者提供方便，档案馆（室）应当做到以下几点：
（1）设专门的检索、阅览室，配置复印机；
（2）编制借阅制度，规定借阅档案的审批权限、数量、手续等；
（3）档案查、借、归还时由利用者和有关的档案人员共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记簿上登记，借出档案从严掌握，要定期催还，需续借者应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅，并处以必要的处罚，如果发现档案损坏或丢失，档案馆要根据《中华人民共和国档案法》的有关条款，区别不同情况进行处罚；
（4）离校和离退休人员在办理调离手续前，必须清还档案；
（5）档案馆要根据工作需要编制配套的检索工具、参考资料和档案馆指南；
（6）档案馆要对党、政档案进行加工汇编工作，编制全宗介绍、年鉴、学校大事记、组织机构沿革、基础数字汇编等；
（7）档案馆要根据社会和学校的需要开办展览或通过新闻媒介公布一定数量的档案，对形成满三十年的档案，除未解密和需要控制的部分以外，均应按照国家规定，报主管校长批准后，分期分批向社会公布；
（8）档案馆对开放档案要严格审查内容，严格区分开放与控制的界限；
（9）利用开放档案，将按有关规定执行；
（10）档案馆对古老、珍贵等易损档案要进行复制，用复制件代替档案原件提供利用。
第十章 法律责任
10.1 有下列行为之一者，档案馆有权责令限期改正，逾期不改正，经主管校长批准报请黑龙江省档案局或通过国防科工委直接报请国家档案局对直接责任人员处以200元以上1000元以下罚款，对单位处以2000元以上1万元以下罚款，并对有关主管部门的直接主管人员或者其他直接责任人员给予行政处分：
（1）未按规定立卷归档的；
（2）擅自扩大和缩小归档范围的；
（3）明知所保存的档案面临危险而不采取措施的；
10.2 有下列行为之一者，档案馆有权经主管校长批准报请黑龙江省档案局或通过国防科工委直接报请国家档案局对直接责任人员处以500元以上5000元以下罚款，有违法所得的没收去违法所得；情节严重构成犯罪的，依法追究刑事责任。
（1）将国家所有的档案据为己有的；
（2）损毁、丢失国家所有或者列入国家监管范围档案的；
（3）擅自提供、抄录、复制、公布、销毁国家或者学校所有以及列入国家监管范围档案的；
（4）涂改、伪造档案的；
（5）档案工作人员（含兼职档案员）玩忽职守造成档案损失的。
第十一章 附则
11.1 本条例由学校档案馆负责解释。
11.2 本条例自颁布之日起实施，原有相关文件同时作废。
学校档案反映学校建立、建设与发展的历史过程，是全校师生员工共同劳动的成果和智慧的结晶，是重要的信息资源和历史凭证，是评估学校各部门工作质量、评价各项工作成果、考核各类人员、衡量学校管理水平以及编史修志的重要依据，具有十分重要的参考和凭证作用。
本规范所称的所属单位档案是指未纳入学校归档范围的，在一定时期内对本单位具有并存价值的，或对学校具有短期并存价值的档案。所属单位档案是学校档案的一部分。
学校档案工作由学校统一领导，是用科学的原则和方法收集、积累和管理学校档案并提供档案信息为学校和社会服务的工作，是提高学校管理水平的重要条件，是反映和维护学校历史真实面貌的一项重要工作，是办好学校的重要基础工作之一。
1.5 学校档案工作是学校各项工作的重要组成部分。实行“三纳入”、“四同步”和“四参加”制度，即：将档案工作纳入学校及各部门的工作计划和发展规划，纳入各项管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，要布置、检查、总结、验收档案工作；学校及各部门在召开大型会议或举行重大活动以及重大科研成果鉴定、重大基建工程竣工验收、引进重大软件、大型设备开箱等，均需有档案人员参加，负责布置档案工作或检查验收档案材料。
1.6 学校各有关单位必须严格遵守国家、国防科工委和学校的保密规定，加强对各个工作环节的管理，确保档案秘密的安全。
学校法定代表人是档案工作的“第一责任人”，对档案工作负主要责任。明确一名负校长分管档案工作。设档案工作委员会作为监督协调机构。设档案馆具体管理学校的档案工作。
2.3 学校档案馆属处级建制。它既是学校档案工作的行政管理部门，同时又是永久保存和提供利用学校档案的科学文化事业机构。其基本任务如下：
（1）贯彻执行国家有关档案工作的法令、政策和规定，规划学校档案工作，广泛进行档案工作的宣传和教育，举办各种形式的档案展览，提高全校师生员工的档案意识；
（2）制定学校档案工作的各种规章制度，负责监督、指导和检查档案工作制度的执行情况；
（3）监督、指导各部门作好各类档案的收集、征集和整理组卷工作，接收各单位整理组卷完毕的档案材料；
（4）负责对接收来的档案进行整理、鉴定、保管和统计；
（5）开展档案的开放与利用工作，为全校师生员工服务；
（6）保守党和国家的档案机密，确保档案的安全，维护档案的完整、准确，最大限度地延长档案的寿命；
（7）负责编辑档案参考资料和检索工具，积极开发档案信息资源；
（8）参加校际间、同行间的工作协作、学术研究和经验交流活动；
（9）负责对全校专（兼）职档案人员进行业务培训，开展档案学术研究和交流活动，努力提高档案人员的素质和档案工作水平；
（10）完成学校领导交办的其它工作。