编制说明
一、编制目的
为了适应哈尔滨工业大学档案工作日益发展的需要，统一哈尔滨工业大学档案实体分类，实现哈尔滨工业大学档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，进一步提高哈尔滨工业大学档案管理水平，促进整体业务建设的深化，充分发挥哈尔滨工业大学档案在学校工作中的作用，按照国家教育委员会“教办［1993］429号文件”的要求，根据《高等学校档案实体分类法》，结合哈尔滨工业大学档案的特点编制本法。
二、编制指导思想
编制本法的指导思想是以辨证唯物主义为指导，引入系统论的观点和现代管理意识，源于实践高于实践，把哈工大档案与档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，具有较强的思想性、科学性和实用性。
1．体现了思想性
档案工作是党性、政治性很强的工作。本分类法的体系结构、类目设置、序列编排都以辨证唯物主义为指导，以国家有关档案工作的法规、标准为依据，坚持党的“一个中心，两个基本点”的基本路线，从实际出发，突出教学、科研档案在哈工大的中心地位和党政档案统率全局的作用，力争反映新时期哈工大各项活动的新情况、新特点。
2．符合科学性
本法的各项内容有充分的理论依据，并能从哈工大档案工作的实际出发，有所发展，有所创新。
3．重视实用性
本法规定的各项内容对哈工大档案实体分类、编号、排架、检索具有高度的、直接的实用价值。
三、编制原则
本法规定的哈工大档案实体分类的类目设置、档号编制都涉及到档案学基础理论和实践的重要问题。我们在编制本法时遵循以下原则：
1．本法以哈工大全部档案为对象进行实体分类，类目设置。在充分反映哈工大档案内容、特点和形成规律的前提下，确定统一的实体分类体系，尽最大可能与《中国高校档案实体分类法》协调。
2．本法对哈工大档案实体进行的分类是根据哈工大各项活动的特点，按照档案材料所记载的内容的性质，保持档案材料之间的有机联系，体现档案材料的自然形成过程，使之成为有机联系的整体加以分类。
3．本法在类目划分、序列安排、档号编制上充分考虑了哈工大各种档案记述、反映的事物本质和非本质属性关系的不同，严格按照从总到分，从一般到具体的逻辑原则进行处理。作到各类之间、各类相同级位之间的划分原则一致，上位类目的内涵和外延等于下位类目的内涵和外延之和，同位类目之间界限清楚，不互相交叉或互相包容。
4．本法规定的类目名称、标识以及档号结构力求准确、简明、易懂、好记，以方便掌握使用。
四、体系结构
1．本法由《编制说明》和《哈工大档案实体分类法主表》两部分组成。
2．一级类目的划分
类目是档案内容、范围的科学组合条目。它是档案实体分类的体现，也是编制档号的基础。
根据哈工大档案所记录的活动的性质，按照前述的分类原则，以国家教委颁发的《高等学校档案实体分类法》为依据，以哈工大原有的文书档案、科技档案、财会档案和人事档案的分类法为基础，把哈工大全部档案分为九个一级类目，其标识、名称和主要内容如下：
DQ 党群
主要包括学校在党群工作中形成的文件材料。
XZ 行政
主要包括学校在行政管理工作中形成的文件材料。
JX 教学
主要包括学校在教学实践活动过程中形成的文件材料。
KY 科研
主要包括学校在科学研究实践活动过程中形成的文件材料。
CP 产品生产
主要包括学校各所属工厂在各种产品生产活动过程中形成的文件材料。
JJ 基本建设
主要包括学校在各项基本建设项目实施过程中形成的文件材料。
SB 仪器设备
主要包括学校的各种仪器设备在申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节中形成的文件材料。
CB 出版
主要包括学校在出版活动过程中形成的文件材料。
KJ 会计
主要包括学校会计活动过程中形成的文件材料。
上述九个一级类目的标识为该类目名称主词的汉语拼音的第一个字母。如“DQ”为“DANG QUN”［党群］的简称。
3．二级类目的确定
哈工大档案实体分类的二级类目是在已划定一级类目的基础上，根据相应一级类目范围内档案的内容、形式，分别设置各一级类目内的二级类目。
党群、行政、会计档案按档案形成的自然年代划分二级类目；人事档案按自然人划分二级类目；除此之外，其它各类档案均按档案的内容、形式的不同分别划分二级类目。
党群、行政档案的二级类目用自然年的4位阿拉伯数字标识；人事档案用……标识；其它各类档案的二级类目均采用2位阿拉伯数字标识，11、12、13、～99，但10、20、30…等带“0”的数字不用。
4．三级类目的设置
三级类目是根据各二级类目下档案的特点进行划分的。
党群、行政档案的三级类目按职能设置；会计档案为档案形成年代，用2位数字标识；其它除人事档案外均按年代划分三级类目，用自然年的4位阿拉伯数字标识。
5．四级类目划分
根据哈工大档案的特点，教学、科研、会计档案按部门划分四级类目，用2位阿拉伯数字标识（见附件12）；基建档案按工程性质划分四级类目，用2位阿拉伯数字标识，11、12、13、～99，但10、20、30…等带“0”的数字不用。其它不进行四级类目划分的，为统一编号其四级类目均用“00”代表。
五、档号编制
（一）档号：
档号是存取档案的代号，是排架的依据，必须反映哈工大档案实体的分类体系和物理位置。
（二）档号编制的原则：
档号的编制符合唯一性、合理性、稳定性要求，即在档案馆内的档案不重号；插卷方便，使其有扩充的余地；不能随意变动；能适应计算机管理的要求；具备排架、检索双向功能。
（三）档号结构、模式和标识：
从哈工大档案和档案工作的特点出发，结合国家有关规定，本法规定的档号结构模式统一为：
分类号+案卷号
共十二位组成。
1．分类号是档号的主体，由实体分类的一、二、三、四级类目组成，共占十位，案卷号由2位阿拉伯数字组成01～99，即流水号。
2．档号的具体标识方法：
即：一级二级三级四级案卷号
（四）档案实体排架问题：
从维护档案的整体性和方便查找考虑，排架时可不考虑保管期限。但编定档号前，在不影响案卷之间的有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。
六、关于实体分类中几个问题的处理
1．关于声像载体档案
声像载体档案主要包括照片、底片、录音带、录像带、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等不同载体的档案（以党群、行政管理为主）。它与纸质载体档案同为哈工大档案的重要组成部分。从当前声像载体档案的内容看基本不超出前述的十个一级类目，因此不能将它与其它十类并列。但由于其载体和幅面尺寸（类型）不同，保管要求不同，必须作特殊处理，即按载体类型分别单独编号排架，同时注明与相应的纸质载体档案的参见号。声像载体档案一级类目代号为“SX”，其档号模式为：
分类号+案卷号
2．关于特形档案
所谓特形档案是指那些从载体本质上具有普遍性，但其形状特殊，无法与其它大部分档案放在一起的文件材料，如底图、奖状、奖杯等。由于它所包含的档案内容也涉及了上述十个类目中的大部分，故也不能与上述十类并列，只有单独设类，进行编号排架，同时注明与相应的其它档案的参见号。特形档案的一级类目代号为“TS”，其档号模式为：
分类号+案卷号
3．关于名人档案
根据哈工大的特点，特设名人档案。由于其特殊性，也必须单独设类进行编号排架，名人档案的一级类目代号为“MQ”，其档号模式为：
分类号+案卷号
4．关于人事档案
由于人事档案的分类是按照人进行的分类，与前九类的依据不同，所以单独设类。单独排架管理。人事档案的一级代号为“RS”，其档号模式为：
分类号+案卷号
人事档案主要包括学校在对每个教职员工的培养、考核、晋级活动过程中形成的文件材料。