第一条 哈尔滨工业大学档案是学校各个时期、各项工作的原始记录，真实地反映学校不同阶段的发展建设情况，具有十分广泛的利用价值。为切实做好学校档案利用过程中的各项管理工作，确保学校档案及其所载信息的安全，充分发挥档案的价值与作用，方便学校乃至社会各方面对档案的利用，特制定本办法。

第二条 本办法依据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《哈尔滨工业大学档案工作规范》以及《哈尔滨工业大学党委常委会议事规则》等学校相关工作的规章制度制定。

第三条 本办法所称的档案包括党群、行政、教学、科研、基建、出版、设备仪器、产品、会计、人事、名人、声像、特型、实物等所有档案馆馆藏的档案；本办法所称的档案利用包括档案的阅览、摘录、复制和借出等各种形式；本办法所称的档案利用管理包括利用的申请、审批、登记和利用效果反馈等环节。

学校各院（系）、部、处自行保管档案的利用管理可参照本办法执行。

第四条 本校师生员工利用档案应持有效证件办理相关手续。根据档案所记载信息的涉密情况和重要程度，学校部分档案的利用需要经过相关部门审批。

 一、利用校党委常委会和校长办公会的会议记录，需先由学校办公室主任审查，并酌情报学校有关领导批准。批准的内容可以包括由档案工作人员代查或摘录，摘录件限期交回档案馆销毁等措施。

 二、对于一些涉及学校重大活动或重大事件档案的利用，需经档案馆领导审查后，酌情报请学校有关领导或有关部门审批。

 三、利用未解密的标有“秘密”及以上级别的档案，需要根据档案的内容按照学校统一规定的审批权限进行审批。

 四、除个人因出国、学习、探亲，公证等事项可凭相应的证明文件和工作证利用本人或亲属人事档案中的相关材料外，人事档案必须由人事和组织部门的工作人员，以及各院（系）、部、处的党委秘书或人事秘书（要求必须是中国共产党党员）根据身份利用相应的材料，并按照下列要求进行审批：

（一）处级干部档案，由组织部领导审批，必要时报请校党委主管干部工作的副书记批准；

   （二）科级干部档案，由各院（系）、部、处领导审批；

   （三）一般人事档案，由院（系）、部、处申请并加盖公章确认；

（四）属外调查档的（校内、校外），干部一律由组织部审批，工人一律由人事处审批。

 五、利用归档单位或归档人限定利用范围的档案，由归档单位负责人或直接责任人（如学校资产管理部门、科研项目负责人、学位论文指导教师、名人档案捐赠人等）审批。

 六、利用历史档案开展编研工作需要按照《哈尔滨工业大学档案编研工作管理规范》执行。

 七、除上述规定需要申请和审批的档案利用外，利用其它档案可直接到档案馆由档案人员审批即可。

 第五条 外单位或校外人员利用学校档案应持有效证件和单位介绍信，并由学校有关职能部门或归档单位签署意见后，方可到档案馆利用相应的档案。

 第六条 需要审批后方能利用的档案首先要填写《哈尔滨工业大学利用档案审批单》（见附件1），详细注明利用的目的、利用的范围和问题、利用的方式等，必要时应注明利用人员的身份。

学校有关部门原来查档时使用的各种审批单仍然有效（如财务处、国资处、人事处及学校的涉密文件资料借阅审批单和涉密文件资料复制审批单等），也必须注明利用的目的、利用的范围和问题、利用的方式等。

 第七条 对于经过审批的档案利用，档案馆要严格按照审批的范围、内容和方式提供利用服务，并认真做好登记。

 第八条 利用档案的其它要求：

 一、经批准阅览的档案只能在档案馆内指定的阅览室内阅览，需摘抄档案内容，应事先经档案管理人员同意，摘录后要交档案管理人员审查；

 二、批准复制的档案一律由档案馆负责复制（复印、扫描、刻制光盘、翻译等），并按照学校规定的收费标准收费。

 三、批准借出的档案，责任人应妥善保管，注意安全，按期归还，严禁转借他人；

 四、借出档案者，在工作调动之前，必须将档案及时归还，否则不予办理离校手续；

 五、凡利用档案者，未经许可不得进入库房或翻阅案卷目录和档案；

 六、在查阅档案时只准查阅有关部分，不准翻阅全部档案；要爱护档案，保持档案的整洁，不准在档案上划任何标记，不准涂改档案，不准折叠或拆散、损坏档案材料，如发现利用人有上述情况者将按《中华人民共和国档案法》报请有关部门予以处罚；

    七、档案馆内严禁吸烟。

第九条 按照国家对科技事业单位档案工作目标管理的要求，学校各部门和有关人员应及时把利用档案解决实际问题的情况向档案馆通报；档案馆要有针对性地对档案利用效果进行跟踪调查，对产生重大经济效益和社会效益的档案利用信息要及时发布。

第十条 本办法自发布之日起实施，此前学校有关文件中与此办法有不一致的，按本办法执行。

第十一条 本办法由档案馆负责解释。