《哈尔滨工业大学大事记》是记录学校在办学过程中，发生的大事、要事的书面材料，具有为高校师生工作和学习提供参考资料，为决策者制定方针、政策提供依据，为编史、修志者提供可靠素材的作用。为确保学校《大事记》编写工作的及时、完整、准确和系统，维护学校《大事记》的客观性和学校信息的安全性，特制定本规范。
第一条 确定学校大事、要事遵循原则应该是，凡是涉及全局性，典型性的，以及对学校工作和历史发展具有重要影响的事件、重要活动等都属于大事、要事。具体说，就是当时影响大，事后影响久远，意义重大的事，也包括重大责任事故。
第二条 学校《大事记》的编写与管理工作由主管档案工作的校长统一领导，事件的主办或承办单位负责进行“大事”信息的记录、整理与报送工作，档案馆负责“大事”信息的接收、汇总、报批、管理和提供利用工作。
第三条 学校所属各院、系、部、处、办、馆、所、社、中心、工会、团委和直属单位均为学校《大事记》信息记录与报送的责任单位。各单位要指定一人负责本单位主办或承办的学校大事、要事的记录、整理与报送工作。具体分工如下：
1.学校的成立、撤销、恢复、合并、更名、迁址及隶属关系的变更等，学校党委和学校召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、办公会议等，校级领导外出参加各种会议、活动等由学校办公室负责，校领导出访部分由国际合作处负责。
《哈尔滨工业大学信息》由学校办公室按期归档。
2.处以上领导干部的任免和上级党组织对学校的奖励等由组织部负责。
3.学校内设机构的变化及职能变化，包括临时机构的设置及职能等由人事处负责。
4.各级领导人、国内外知名人士视察或检查学校工作情况等，学校开展的在社会上有较大反响的活动或媒体对本校的重要报道等由现场版负责。
5.与学校各类学生培养有关的学科、专业、实验室、重点课程设置、教学计划及人才培养方式的变化，具有重大意义的首创性或成就显著的教学成果等由各教学管理部门负责。
6.学生重大活动和学生取得的具有重大意义的成果由学生管理部门负责。
7.学校发展规划的重要事项，固定资产投资项目的批复、竣工验收等由发展规划处负责。
8.外事活动中的重大事项由国际合作处负责。
9.科研活动及具有重大意义的首创性或成就显著的科研成果由科学与工业研究院负责。
10.上级和学校所发的重要文件及重要的规章制度的制定、实施，学校召开的重要会议，通过的重要决议、决定等，上级颁发给学校各方面集体和个人的奖励、给与的重大处分等，学校发生的其它重大事件和开展的有影响活动一律由承办部门负责。
11.各院（系）及各办学校区负责编写本单位的《大事记》信息的收集、整理、编写与报送工作。
第四条 学校《大事记》信息的记录要求包括时间、地点、主要人员、事由及结果等六大要素，编写工作必须坚持一下原则：
1.客观性原则：学校《大事记》信息的记录必须真实、客观地反映事件的真实情况，记录人员应本着尊重历史，尊重事实的态度，努力做到客观和公正，不得添加任何评论。
2.准确性原则：首先，事件发生的时间必须精确，一律以公元纪年为准，一般记录到日，特定事件需要记录到时、分、秒，所记载大事的发生与发展持续一段时间的，则写明起止时间。同一时间发生的多起大事，可以记为“同日”或“同时”，无法考证大事发生的具体时间时，可以记为“本月”、“本年”。其次，事件涉及的主要人物、机构、地点、事件等名词用语必须准确，不可以随意代用或简化。第三，从文件上获取的信息必须注明文件编号。
3.系统性原则：对于一些纵横跨度大，涉及面广的事件，要用分别记录、归纳整理的叙述方法。对时间跨度较大的事件，要注意用分段记录，终了汇总的方法来编写。要使大事头尾相接，始末贯穿，不能同属一事，分记几处，也不能有始无终，或有终无始。
4.简洁性原则：学校《大事记》的记录在保证所记述事件内容完整的基础上，做到文字高度概括，内容详略得当，简明扼要，简洁明了，主题鲜明，重点突出。严禁使用“大概”“也许”“或者”“可能”之类的词语。
5.保密性原则：对涉及国家秘密和学校秘密，不宜公开的内容，尽可能进行“脱密”处理，否则要求按照涉密文件编写、传递与保管的要求进行。
第五条 学校《大事记》信息采取月报送制度，每月的15日之前各单位向档案馆报送上个月的大事记信息。
第六条 档案馆通过校园网等多种方式了解和掌握学校大事、要事等发生、发展情况，督促有关责任单位做好记录工作。
第七条 档案馆对接收的《大事记》信息进行汇总和系统性的整理，并于每年的2月份将编辑完整的上一年《大事记》送交主管领导和有关部门审批。
第八条 档案馆按照审批意见对《大事记》进行修改，整理成涉密版、无密化处理版分别装订成册，并制成数据库等多种方式分别进行保管和供学校各方面使用。其中无密化处理后的《大事记》作为学校《年鉴》的附件出版。
第九条 各单位在使用学校《大事记》时应该按照学校档案管理的有关规定办理审批手续，电子版《大事记》数据库的使用应设定权限和身份认定。
第十条 档案馆定期根据馆藏档案对学校信息进行重新鉴定，将新认定的“大事、要事”补充进《大事记》，以维护学校《大事记》的完整性。
第十以条 学校对在《大事记》编写与管理工作中作出突出贡献的单位和个人予以表彰和奖励。