第一章  总则

第一条 为全面贯彻执行国家、国防科技工业委员会关于固定资产投资项目档案管理的规定和要求，切实做好固定资产投资项目档案管理工作，确保项目档案的完整、准确、系统、安全，方便各方面的利用，特制定本办法。

第二条 本办法制定的依据：

1. 国家档案局、国家计委《关于发布〈国家重点建设项目档案管理登记办法〉的通知》，档发字[1997]20号；

2. 国家档案局、中央档案馆《关于认真贯彻落实〈国务院办公厅关于加强基础设施工程质量管理的通知〉的通知》，档发[1999]4号；

3. 国家经贸委《关于印发〈国家重点技术改造项目招投标管理办法〉的通知》，国经贸投资[1999]262号；

4. 《建设工程文件归档整理规范》，GB/T50328-2001；

5. 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，DA/T28-2002；

6.《国防科技工业固定资产投资项目档案验收办法》，科工办[2007]161号；

7.《国防科技工业固定资产投资项目档案管理规定》,科工办[2007]744号。

第三条 本办法适用于国防科工委审批可行性研究报告或初步设计的项目，其它固定资产投资项目档案管理参照本办法执行。

第四条 本办法所称项目档案是指在固定资产投资项目立项、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的各种载体形式的历史记录。

项目档案分为综合管理档案、基本建设项目档案、设备仪器档案、招投标档案、会计档案及特殊载体档案等：

（一）综合管理档案的归档范围主要包括项目立项论证及立项评审材料、立项申请及批复材料、上级拨款计划、实施计划（含资金分配计划等）、中期检查总结材料、财务结（决）算及审核材料、项目审计材料、固定资产清单、总结报告、自验收材料、验收申请、验收计划等；

（二）设备仪器档案归档范围同学校固定资产的管理范围，其中10万元以上（含10万元）设备仪器档案由学校档案馆集中管理，800元——10万元设备仪器档案由设备使用单位管理，并报档案馆备案。   单台（套）设备的归档范围执行《哈尔滨工业大学仪器设备档案管理办法》的规定；

（三）基本建设项目档案的归档范围执行《哈尔滨工业大学基建档案管理办法》的规定，基建配套设备档案的归档范围参照《哈尔滨工业大学仪器设备档案管理办法》的有关规定；

（四）招投标档案归档范围包括招标通知、标书、评标记录、中标通知书等，具体范围参照《哈尔滨工业大学仪器设备档案管理办法》和《哈尔滨工业大学基建档案管理办法》的有关规定执行；

（五）会计档案归档范围按照《哈尔滨工业大学会计档案管理办法》执行；

（六）特殊载体档案主要包括项目建设过程中形成的照片、录像带、录音带、光盘等。

各有关单位工作中形成的定稿材料要保留原件，多个单位合作完成的材料由最后履行手续的单位保留原件，有关单位因工作需要使用的文件材料，由保留原件的单位复制并加盖单位印章，视同原件使用。

                       第二章  项目档案工作的组织

第五条 项目档案工作是项目管理工作的重要组成部分，学校应建立健全项目档案管理的各项规章制度，建立项目档案工作领导责任制和相关工作人员岗位责任制，切实加强对项目档案工作的领导；学校负责项目管理的牵头单位应将项目档案工作纳入项目建设管理程序，与项目建设实行同步管理；对项目实施管理的各职能部门应将项目档案工作纳入项目管理的各项规章制度之中。

项目档案工作与项目建设工作要做到“事前介入，事中监督，事后验收”，未经项目档案验收或项目档案验收不合格，不得进行或者通过项目验收。

第六条 档案馆负责学校全部项目档案管理工作，并根据学校有关档案管理的要求，对项目档案实行统一管理。

   第七条 项目档案形成部门应当积极配合档案馆开展项目档案的收集、整理工作，并接受档案馆的监督、检查和指导。

   第八条  学校负责项目管理的人员和项目档案管理人员应当接受项目档案管理业务和项目管理业务培训，以满足项目档案管理工作需要。

                  第三章 项目立项阶段

第九条 发展规划处在项目建设方案确定后（如可行性研究或初步设计批复等），应以书面的形式通知档案馆。

第十条 档案馆要根据项目建设的实际确定兼职项目档案工作总监督员，编制《项目档案工作方案》，明确各有关单位档案工作的具体内容、工作进度及工作要求，并以项目档案工作任务书的形式会同规划处下发至每个责任单位；

第十一条 有关责任单位要根据《项目档案工作任务书》确定临时兼职档案工作人员负责收集积累本单位工作中形成的项目档案材料，并通知项目档案总监，以便今后工作联系。

                第四章 项目实施阶段

第十二条 各单位在项目实施过程中要严格按照计划进行，如有变更需按照项目管理的有关要求履行论证、审批手续，原件由最终审批单位保留，待项目档案验收前统一归档，最终审批单位应及时将变更情况通知档案馆。

第十三条 新建项目开工6个月内，在建或竣工未验收项目，在次年一季度内，由责任单位会同档案馆填写《哈尔滨工业大学固定资产投资项目档案管理登记表》（附件1），并以学校的名义上报国防科工委。

第十四条 项目档案工作纳入项目招标和合同管理，在招、投标文件和合同中要设立专门条款，明确需要提交的项目文件材料范围、份数，以及整理要求和归档责任，并由项目档案总监督员会签确认，方可生效。

第十五条 项目建设过程中，项目主管单位组织中期检查时要提出检查档案的要求，会同项目档案总监督员检查项目档案的形成、积累情况，并通报检查结果。  

   第十六条 各单位要按照工作的实际情况，及时、规范地形成相应的文件和记录材料，做好收集、积累和立卷归档工作。

               第五章 验收阶段

第十七条 项目档案的阶段性验收归档

（一）综合管理类档案验收归档按实际完成情况进行。

1．跨年度的计划、请示、批复等各级行政文件按年度集中归档，项目验收前形成的计划、请示、批复等形成后立即归档；

2．项目建设管理过程形成的各种文件和记录材料在项目档案验收前二个月内归档；

（二）设备档案的验收归档工作根据设备购置和鉴定的情况随时进行。

1．10万元以上外购设备开箱验收时，设备购置单位应通知档案馆派人参加，验收随机资料；其它设备随机资料的验收由设备使用单位负责；所有设备在安装调试合格并试运行一个月后由设备管理人员将全部文件材料送档案馆归档。

2．自制设备鉴定时，研制单位应通知档案馆派人参加鉴定工作，审查档案材料的齐全完整性。设备通过鉴定后，设备管理人员应及时归档。

3．档案馆对验收合格的设备档案，签署设备档案移交清单并加盖“档案验收专用章”。国有资产管理处凭档案移交单予以办理固定资产相关手续，财务处凭固定资产处文件办理财务手续。

4．档案馆负责管理10万元以上设备档案，其它设备档案由档案馆统一编制档案号后，由设备使用单位自行管理。

（三）基本建设项目档案的验收分为单位工程验收和单项工程验收：

1．单位工程完工后，项目建设主管单位应组织档案验收并妥善保存档案，必要时可以通知档案馆派人参加验收，档案验收不合格不予支付工程尾款；

2．单项工程完工进行竣工验收前，项目建设主管单位应提前通知档案馆对全部档案进行预检，并作为竣工验收的条件之一，档案不合格不能进行竣工验收。

（四）综合建设项目中的其它非固定资产投资项目档案的验收按照综合管理档案的要求进行。

第十八条 项目档案验收的组织

1．国防科工委委托学校进行档案自验收的项目和学校自筹资金项目由学校组织实施档案验收。

2．由国防科工委组织档案验收的项目，学校组织预验收（自检），预验收（自检）形式与正式验收相同。

3．学校在编制项目验收计划时，应一并编制项目档案验收计划，档案验收一般应提前2个月进行。

4．项目档案验收经费从项目管理费中列支。

第十九条 项目档案验收组的组成

1．由学校自行组织的项目档案验收和预验收（自检）时，其专家组由学校主管领导及档案馆、规划处、项目建设责任单位、主要施工单位、监理单位的有关专家共同组成。项目档案验收组人数为不少于5人的单数，组长由学校主管档案工作或主管项目建设工作的领导担任。

2．由国防科工委组织的项目档案验收，专家组由国防科工委组织。

第二十条 项目档案验收、预验收（自检）申请

（一）申请的条件

1．申请学校进行档案验收或档案预验收（自检）的项目应具备下列条件：

（1）主要生产性工程、辅助工程和公用工程已按文件批准的内容完成，能满足生产和使用的需要；

（2）主要工艺设备已安装配套并且联动负荷运行指标考核合格，能够研制、生产出符合设计文件规定的合格产品或代表产品；

（3）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

（4）基本完成了项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

（5）具有独立管理本单位形成档案资格的单位（如威海校区）申请学校进行档案验收的项目应具备本条款第2项的规定。

2．申请国防科工委进行档案验收的项目应具备下列条件：

（1）主要生产性工程、辅助工程和公用工程已按文件批准的内容完成，能满足生产和使用的需要；

（2）主要工艺设备已安装配套并且联动负荷运行指标考核合格，能够研制、生产出符合设计文件规定的合格产品或代表产品；

（3）项目试运行指标考核合格或者达到设计能力；

（4）完成了项目建设全过程文件材料的收集、整理与归档、编目工作；

（5）完成了项目档案工作的预验收（自检），形成了预验收（自检）报告。预验收（自检）报告主要内容包括：

◆ 项目建设及管理概况（包括任务来源和依据、建设起止时间、投资总额及构成）；

◆ 项目档案管理概况（包括保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施，项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，档案种类和数量，案卷质量，竣工图质量）；

◆ 档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

◆ 存在的主要问题及解决措施；

◆ 申请验收时间。

（三）项目档案验收、预验收（自检）申请方式

1．由学校进行档案验收或预验收（自检）的项目，由项目主管部门向学校提出档案验收或预验收（自检）申请，填写《哈尔滨工业大学固定资产投资项目档案验收（自检）申请表》（见附件2），有关单位盖章。

2．由国防科工委进行档案验收的项目，档案验收申请以学校正式文件形式向组织验收单位提出，由档案馆填写《国防科技工业固定资产投资项目档案验收申请表》（见附件3），学校盖章。

（四）项目档案申请验收时间一般应在竣工验收计划时间的2个月前进行。项目档案验收组织单位一般应在接到项目档案验收申请起15个工作日内向被验收单位下达验收通知，明确验收时间、验收组成员和工作安排。

（五）学校负责的项目档案验收或预验收可以与项目验收或预验收同时进行。

第二十一条 项目档案的验收、预验收（自检）

（一）项目档案验收、预验收（自检）的内容及要求（见附件4）。

（二）项目档案验收、预验收（自检）由组织单位召开会议的形式进行。被验收单位负责提供会议场地和相关条件。验收组全体成员参加项目档案验收会议。会议主要议程包括：

1．学校主管项目的领导汇报项目建设概况；学校主管档案工作的领导或档案部门领导汇报项目档案工作情况；

2．监理单位汇报基本建设项目档案质量的审核情况；     

3．验收组提出相关质询，组长提出检查验收的有关要求；

4．项目档案验收组检查项目档案及档案管理情况；

5．验收组汇总项目档案检查情况，并对项目档案的完整性、准确性、系统性和安全有效情况进行综合评价，形成并宣读验收意见（自检报告）。

（三）国防科工委组织项目档案验收，召开首、末次会议时学校主管领导出席会议，项目计划单位、主管单位、建设单位及主要设计、施工、监理和生产运行管理、使用单位的有关人员参加会议。

（四）检查项目档案采用现场质询、现场查验案卷的方式。查验案卷的比例和数量为：100卷（含100卷）以下的，全部检查；101卷～1000卷（含1000卷）以下的应不少于30%，总数大于100卷；1001卷以上的，抽查率不低于15%。检查档案时，要落实到各种载体和项目实施的各个阶段。对于基本建设项目检查的重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。

（五） 验收组根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28-2002）等国家有关规定及学校有关档案管理要求对项目档案的完整性、准确性、系统性和安全性进行评价，并填写《国防科技工业固定资产投资项目档案验收意见表（见附件5），学校验收意见表参照《国防科技工业固定资产投资项目档案验收意见表》。

（六）项目档案验收意见的形式

1．学校档案验收合格的，由学校以正式文件的形式印发验收组形成的项目档案验收意见，并将验收意见以及附件1、4的印制件抄报国防科工委；

2．学校档案预验收（自检）合格的，由档案馆以出具自检报告，作为项目档案验收申请材料的附件呈送国防科工委。

3．国防科工委验收合格的，由国防科工委或国防科工委委托验收的单位以文件形式印发验收组形成的项目档案验收意见。

4．验收组指出问题或提出需要补充材料的项目，应在重新核验并认定合格后再印发验收意见。

（七）学校档案馆定期对学校固定资产投资项目档案验收情况进行汇总、统计，填写《固定资产投资项目档案验收情况汇总表》（见附件6），每月底、每季末以学校的名义上报国防科工委办公厅。

（八）项目档案验收不合格的项目，由验收组织单位提出限期整改要求，有关单位整改后重新履行验收申请手续。造成档案损失的，应依法追究有关单位及人员的责任。

                        第六章  附  则

第二十二条  本办法由学校档案馆负责解释。

第二十三条  本办法自发布之日起实施。

附件：

1．固定资产投资项目档案管理登记表

2．哈尔滨工业大学固定资产投资项目档案验收（自检）申请表

3．国防科技工业固定资产投资项目档案验收申请表

4．国防科技工业固定资产投资项目档案验收内容及要求

5．国防科技工业固定资产投资项目档案验收意见表

6．固定资产投资项目档案验收情况汇总表

附件1  

固定资产投资项目档案管理登记表

（项目及项目档案和资料情况动态表）

项目代号：

附件2

哈尔滨工业大学固定资产投资项目档案预验收（自检）申请表

填表说明：

 “项目建设内容”对项目内容进行必要的描述，对涉及到的基建项目应注明“主要设计单位”、“主要施工单位”和“主要监理单位”。

附件3                                        项目密级：

国防科技工业固定资产投资项目

档案验收申请表

项 目 名 称                             

验收申请单位                            

申请验收时间                            

报送该表时间：        年     月     日

附件4

国防科技工业固定资产投资项目档案验收内容及要求

一、项目档案的基础管理工作

1.项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

2.项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

3.项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。

4.项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。

5.配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。

6.采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。

7.保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。

二、项目档案的完整、准确、系统情况

1.按照DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

2.项目文件材料的收集、整理、归档和项目档案的整理与移交符合DA/T 28-2002《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》及GB／T 11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》。

三、项目档案的安全

1.档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

2.档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

3.归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

4.采取有效措施保证档案实体和信息安全。

附件5                                       项目密级：

国防科技工业固定资产投资项目

档案验收意见表

项目名称

建设单位

验收组织单位

 年    月    日（加盖公章）

附件6                              密级：

国防科技工业固定资产投资项目

档案验收情况汇总表

报送单位（盖章）                          

报送时间