学校各院（系）、部、处、直属单位：

在学校进行人事制度改革之即，有必要进一步明确各单位档案工作任务和档案工作职责。现将学校有关档案工作的有关要求提供给你们，希望你们在落实部门职责和研究制定岗位职责，编写“十一五”岗位设置方案时能够把档案工作纳入本部门的工作规划、计划之中，纳入到各项规章制度之中，纳入到有关人员的岗位责任之中，并作为考核员工岗位工作业绩的指标之一。

一、档案工作是学校管理工作的重要组成部分，因此各单位要把本职工作中形成的文件、资料的收集、积累、立卷、归档作为工作的一部分明确下来并加以管理，工作中形成的文件、资料未归档应视为未完成任务。

二、学校的一些职能部门如教务处、研究生院、科技处、发展规划处、国有资产处、人事处等在制定相关工作的规章制度时应明确提出档案工作的要求，同时要建立必要的约束机制，保证学校各部门形成的教学、科研及技术改造项目、基建及基础设施改造项目、大型仪器设备和其它固定资产等各类档案的形成归档工作。

三、各单位必须明确一名领导分工负责本单位的档案工作。由于各项工作都必然形成文件材料，因此建议由一把手负责档案工作，要把档案工作纳入该领导的职责范围明确下来。

四、学校所属各单位档案工作的具体要求

（一）档案是在各项工作中直接产生的，要保证各项工作档案的齐全、完整，需要全校每位教职员工的共同努力。各单位在确定各个工作岗位的职责时都有必要增加一条作为约束员工形成、积累本职工作中形成的文件材料，以保证学校档案的齐全与完整。如“按照工作要求编制工作文件，记录工作过程，并及时将工作中形成的文件材料，按照要求向本单位专职或兼职档案员移交”。

（二）根据学校目前各项工作的实际，本着统一领导，分级管理的档案工作基本原则，一些单位要建立必要的二级档案管理：

1．根据目前学校进行的本科生教学评估工作情况，各院（系）应建立二级教学类档案管理（有条件的单位可设立档案分室），根据工作实际需要设专职或兼职档案员若干名，主要负责短期（3~5年）收集和保管的本科生教育教学档案，并将超过保管期限的档案按照规定向档案馆移交。另外根据本科生教育教学档案管理的经验，各院（系）可在此基础上开展研究生教育教学档案及院（系）出于自身工作考虑需要留存的其它档案的管理工作。

2．威海校区、深圳研究生院、企业管理处、糖业研究院、建筑设计院等单位需要设立二级档案分室，设定必要的档案员岗位，负责本单位形成档案的日常管理和永久档案的移交工作。

（三）为确保各单位工作中形成文件、资料收集的完整系统，整理的标准规范，归档及时，学校各单位都要根据本单位工作的实际设置专（兼）职档案工作岗位若干名。下情况供参考：

1．各院（系）需要完成如下档案工作任务

（1）党委（总支）秘书负责院（系）党群工作形成文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作；

（2）行政秘书负责院（系）行政管理工作形成文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作；

（3）人事干事负责院（系）人事管理工作形成文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作；

（4）本科生教学秘书负责院（系）本科生教学文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作；

（5）研究生教学秘书负责院（系）研究生教学文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作；

（6）科研秘书负责院（系）科研档案工作。

（7）各研究所或课题组应明确相关人员负责按课题收集、整理、立卷、归档科研档案。

（8）各院（系）根据本单位的实际情况，在研究所、实验中心、实验室等单位应明确相关人员承担大型（关、贵、精、稀）仪器设备档案的收集、整理、立卷、归档工作和其它仪器设备档案的管理工作。

2．基建处、后勤处、科技处、教务处、研究生院、发展规划处、计划财务处、国有资产处根据分管的工作和本单位具体工作，按照学校有关档案管理的规章制度，确定相关人员完成档案工作任务。

3．其它各职能部、处、直属应根据本职工作的内容安排适当人员完成本单位的档案工作任务。

五、各单位专（兼）职档案工作的考核

1．各单位要把档案工作作为考核有关人员工作业绩的指标之一，制定相应的考核办法，进行考核。如：

      （1） 工作人员在本职工作中形成和积累文件材料的情况；

      （2） 专（兼）职档案人员收集、整理、保管本单位形成档案及归档情况；

      （3） 部分职能部门的专（兼）职档案员应按照学校有关档案管理的规定，作好职能范围内的档案工作。

2．学校将定期对各单位的档案工作情况进行检查，并根据情况召开全校档案工作会议，通报情况表彰先进。

如科技处档案员的档案工作职责在《哈尔滨工业大学科研档案管理办法》中明确规定：

（1）了解和掌握科研项目的立项、进展和结题情况，及时对新立项的课题进行立档登记,统一编制项目立档登记号, 向课题组发放文件材料积累袋, 指导课题组的兼职档案员按要求形成、积累档案材料；对在研课题的文件材料形成、积累情况进行必要的检查和指导；收集结题项目（需要进行成果鉴定的除外）的全部归档材料，并按照要求整理组卷后，统一向档案馆归档。

（2）掌握项目结题、鉴定、报成果和奖励等情况，对待结题、交付或鉴定的项目进行文件材料齐全完整性审查，并出据审查报告；参加鉴定会的资料审查组，参与鉴定资料的审查工作；收集通过鉴定的科研项目的全部材料以及获得奖励的材料，并按照要求整理组卷，统一向档案馆归档。

（3）与科技处高新技术与产业化办公室联系，了解科研成果转化的情况，及时收集相关材料送档案馆归档，作为原有项目档案的补充；

（4）负责收集科技处组织或主持召开的各种学术会议的论文集等材料、科技处组织编写的与科研有直接关系的文集、汇编等文件材料，整理、立卷后，送档案馆归档。

（5）每年1月中旬前将上一年学校科研立项、结题、鉴定情况的汇总材料、对在研项目的检查记录材料等送档案馆备案。

（6）每年3月份负责将科技处在管理工作中形成的文书档案（包括科研管理的各项规章制度、科研工作计划、规划、科技工作总结、科技工作会议材料等）收集、整理，送档案馆归档。

（7）督促各院（系）、部、处和直属单位将专著、学术会议材料送档案馆归档。

    （8）在对重大科研项目的文件材料进行检查、鉴定、验收时，通知档案馆派人参加，负责监督指导。

2．学校将定期对各单位的档案工作情况进行检查，并根据情况召开全校档案工作会议，通报情况表彰先进。

 备注：各单位在专（兼）职档案工作岗位设置过程中，如有问题请直接与档案馆联系，联系人：雷晓蓉，电话：86413399。

 附录 必要的补充说明：

由于档案工作涉及学校的每个部门，是每个部门、乃至每个人工作的组成部分。如果没有学校各部门在工作中形成、积累档案，并及时归档，档案工作将成为无源之水，无本之木，档案馆的工作将成为无米之炊。为确保各类档案的完整、准确、安全，国家各级档案管理部门都相继出台了包括《中华人民共和国档案法》在内的有关档案工作的法律、法规，对包括企事业单位在内的各行各业的档案工作提出了具体要求。确定了“统一领导、分级管理”的管理原则和“三纳入”、“四同步”的工作方法。

一、关于“统一领导、分级管理”的管理原则

“统一领导，分级管理”就是指国家档案行政管理部门主管全国档案事业，对全国的档案事业实行统筹规划，组织协调，统一制度，监督和指导。

    县级以上地方各级人民政府的档案行政管理部门主管本行政区域内的档案事业，并对本行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案工作实行监督和指导。

    乡、民族乡、镇人民政府应当指定人员负责保管本机关的档案，并对所属单位的档案工作实行监督和指导。

    机关、团体、企业事业单位和其他组织的档案机构或者档案工作人员，负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导。

二、关于“三纳入”、“四同步”的管理方法

1．“三纳入”就是要把档案工作纳入到各单位的长远规划，使档案工作与本单位工作协调发展；纳入到各项工作的规章制度之中，使档案工作真正成为各项工作的组成部分、在各项工作的过程中有效地控制各种文件、记录等材料的形成、积累和立卷归档工作；纳入到有关人员的岗位责任之中，使档案工作成为有关人员日常工作的组成部分。

2．“四同步”就是要在布置各项工作任务时就要提出形成和积累档案材料的要求；在检查各项工作进度和质量时要同时检查档案材料的形成情况；总结验收各项工作时要验收档案材料；评价各项工作成果、考核有关单位和个人工作业绩时要把档案材料归档情况作为重要指标之一。